Inhouse Copilot Schulung für Unternehmen

Inhalte Inhouse Copilot Schulung

Einstieg: Copilot‑Reifegrad, Arbeitsrealität & Zielbild

Zu Beginn schaffen wir ein gemeinsames Verständnis für Ausgangslage und Erwartungen. Wir schauen darauf, wie Copilot aktuell genutzt wird – täglich, gelegentlich oder kaum – und in welchen Microsoft‑365‑Tools der Schwerpunkt liegt (Outlook, Teams, Excel, Word, PowerPoint). Die Teilnehmenden teilen ihre bisherigen Erfahrungen: Wofür wurde Copilot bereits eingesetzt? Was hat gut funktioniert? Wo war das Ergebnis bisher nicht zufriedenstellend? Darauf aufbauend identifizieren wir typische Zeitfresser im Arbeitsalltag. Gemeinsam definieren wir ein persönliches Zielbild: Welche konkreten Aufgaben soll Copilot künftig spürbar erleichtern?

Mindset: KI‑Co‑Working als das neue normal

• Alle eigenen Arbeitsabläufe versuchen mit KI zu unterstützen und lernen und verstehen wo der größte Nutzen liegt
• Copilot als Co‑Worker, nicht als Ersatz – Verantwortung bleibt beim Menschen.
• Stärken von Copilot: Strukturieren, Zusammenfassen, Varianten, Analysen, Planung.
• Grenzen von Copilot: fehlender Kontext, Annahmen, Faktenprüfung.
• Unterschied Microsoft 365 Copilot Premium- versus Basisversion
• Bedeutung des Unternehmenskontexts: Mails, Kalender, Chats, Dateien, Berechtigungen.
• Grundprinzip: Qualität entsteht durch gutes Briefing, Review und Iteration.

Einstieg: Copilot‑Reifegrad, Arbeitsrealität & Zielbild

Zu Beginn schaffen wir ein gemeinsames Verständnis für Ausgangslage und Erwartungen. Wir schauen darauf, wie Copilot aktuell genutzt wird – täglich, gelegentlich oder kaum – und in welchen Microsoft‑365‑Tools der Schwerpunkt liegt (Outlook, Teams, Excel, Word, PowerPoint). Die Teilnehmenden teilen ihre bisherigen Erfahrungen: Wofür wurde Copilot bereits eingesetzt? Was hat gut funktioniert? Wo war das Ergebnis bisher nicht zufriedenstellend? Darauf aufbauend identifizieren wir typische Zeitfresser im Arbeitsalltag. Gemeinsam definieren wir ein persönliches Zielbild: Welche konkreten Aufgaben soll Copilot künftig spürbar erleichtern?

Copilot‑Spielregeln für den Arbeitsalltag (Governance light)

Microsoft 365 Copilot nutzt Unternehmensdaten ausschließlich im geschützten Microsoft‑365‑Kontext und verwendet diese nicht für das Training öffentlicher KI‑Modelle.
Copilot greift dabei nur auf Inhalte zu, auf die der jeweilige Nutzer ohnehin Berechtigungen hat. Trotzdem gilt: Copilot ist ein Assistenzsystem – Verantwortung, Bewertung und Weitergabe der Ergebnisse liegen beim Menschen.
Daher klären wir im Seminar:

• Welche Informationen unkritisch sind und bedenkenlos genutzt werden können
• Welche Inhalte sensibel sind (z. B. personenbezogene Daten, vertrauliche Bewertungen, strategische oder personalbezogene Informationen)
• Wie Copilot‑Ergebnisse geprüft werden sollten, bevor sie weiterverwendet oder geteilt werden

Leitsatz:
Copilot liefert Vorschläge – Entscheidungen und Verantwortung bleiben beim Menschen.

Arbeiten mit dem Copilot Chat: Prompting‑Grundsätze & Framework

• Grundregel: Kontext schlägt Kreativität – Copilot ist nur so gut wie das Briefing.
• Prompt‑Framework als Leitplanke für alle Aufgaben: Kontext · Rolle · Aufgabe · Ergebnisformat.
• Iteratives Arbeiten: erster Entwurf → gezieltes Nachschärfen → Varianten vergleichen → finaler Output.
• Typische Prompting‑Fehler erkennen und vermeiden (z. B. zu wenig Kontext, zu viele Aufgaben, fehlendes Format).
• Prompts gezielt speichern, wiederverwenden und kontinuierlich optimieren.
• Memory‑Funktion („Merk dir das“) sinnvoll einsetzen: Standards merken, keine sensiblen oder wechselnden Inhalte.
• Prompt‑Optimierer nutzen: Copilot verbessert den eigenen Prompt auf Basis von Ziel und Kontext.
• Praxisübung: eigenen Prompt‑Optimierer für wiederkehrende Aufgaben erstellen.
• Effektive Suche im Chat, Arbeiten mit Prompt‑Bibliotheken und temporären Chats zur sauberen Kontext‑Trennung.

Benutzerdefinierte Anweisungen / Personalisierung

• Warum Personalisierung entscheidend ist: gleiche Aufgaben führen zu konsistenter Qualität und verlässlichen Ergebnissen.
• Welche Elemente in benutzerdefinierte Anweisungen gehören: Rolle, Ziele, bevorzugter Stil, gewünschte Output‑Formate.
• Definition eines persönlichen Master‑Prompts für dauerhaftes Copilot‑Verhalten.
• Festlegen von verbindlichen Format‑Standards (z. B. Tabellen, Executive Summary, erst Rückfragen, dann Ergebnis).
• Qualitätsregeln definieren: Annahmen transparent benennen, Unsicherheiten markieren, Alternativen vorschlagen.
• Beispiel‑Gerüst: „Du unterstützt mich in meiner Rolle als … Ziel ist … Schreibe in … Liefere Ergebnisse im Format … Stelle Rückfragen, wenn Kontext fehlt.“

Copilot in Outlook: Kommunikation, Planung & Auswertung

• E‑Mails formulieren, optimieren und zusammenfassen (klar, prägnant, zielorientiert).
• Aufgaben aus E‑Mails ableiten und priorisieren.
• Strukturierte Wochenplanung auf Basis von E‑Mails und Kalender.
• Meeting‑Vorbereitung direkt aus dem Posteingang (Ziele, Agenda, offene Punkte).
• Status‑Updates zu Personen, Kunden oder Projekten generieren.
• Auswertungen erstellen, z. B. gesendete Angebote nach Art und Menge.
• Follow‑up‑Use Case: Für welche Angebotsmails liegt noch keine Rückmeldung vor?
• Automatische Vorschläge für passende Follow‑up‑Texte.

Copilot in Teams: Meetings & Zusammenarbeit

• Copilot als Meeting‑Facilitator für strukturierte Notizen und Zusammenfassungen.
• Automatische Erfassung von Entscheidungen, To‑dos und Verantwortlichkeiten.
• Abruf von Meeting‑Recaps über Kalender und Besprechungsdetails.
• Zusammenfassung von Chatverläufen in Teams‑Kanälen.
• Gezielte Meeting‑Vorbereitung mit Ziel‑ und Entscheidungsfokus.

Copilot in Excel: Analyse & Erkenntnisse

• Daten analysieren, Muster erkennen und Auffälligkeiten identifizieren.
• Ableitung von Erkenntnissen und Hypothesen aus bestehenden Daten.
• Vorschläge für geeignete Visualisierungen inklusive Begründung.
• Vergleich mehrerer Dateien (bis zu fünf gleichzeitig).
• Ableitung konkreter Maßnahmen aus Datenanalysen.

Copilot in PowerPoint: Präsentationen & Sparring

• Struktur und Storyline von Präsentationen entwickeln.
• Copilot als Sparringspartner für kritische Rückfragen nutzen.
• Formulierung klarer Headlines und Kernaussagen pro Folie.
• Übersetzen von Präsentationen unter Beibehaltung der Tonalität.

Copilot in Word: Texte effizient erstellen & verbessern

• Texte strukturieren, überarbeiten und verdichten.
• Anpassung an unterschiedliche Zielgruppen (Management, Fachbereich, extern).
• Qualitätschecks und Varianten (kurz, ausführlich, formal, pragmatisch).
• Ableitung klarer Handlungsempfehlungen.

Copilot‑Agenten nutzen & eigene Agenten erstellen

• Was Copilot‑Agenten sind und wann sie sinnvoll eingesetzt werden.
• Typische Einsatzszenarien: Angebots‑Follow‑ups, Meeting‑Recaps, Reporting, Standard‑Workflows.
• Agenten denken: Rolle, Ziel, Kontext, Aufgaben, Grenzen, Output.
• Durchgängiges Beispiel: Angebots‑Follow‑up‑Agent.
• Keypoint: Instructions klar strukturieren – innerhalb der Agent‑Anweisungen werden klare Abschnitte verwendet, z. B. „### Rolle“, „### Ziel“, „### Kontext“, „### Aufgaben“, „### Outputformat“.
• Besonders wichtige Regeln werden explizit hervorgehoben, z. B.: *Wenn Kontext fehlt, stelle zuerst Rückfragen.* *Erfinde keine Fakten.* *Kennzeichne Annahmen transparent.*

Durchgängiges Beispiel: Angebots‑Follow‑up‑Agent:

### Rolle
Du bist meine Sales‑Assistenz.

### Ziel
Dein Ziel ist: Offene Angebote identifizieren, fehlende Rückmeldungen sichtbar machen und passende Follow‑ups vorbereiten.

### Kontext
Du arbeitest mit meinen gesendeten E‑Mails und Antworten im angegebenen Zeitraum. Du nutzt nur Informationen, auf die ich Zugriff habe.

### Eingaben (Input)
Ich gebe dir:
– Zeitraum (z. B. letzte 90 Tage)
– optional: Kunde/Empfänger oder Angebotsart
– gewünschte Tonalität (z. B. freundlich‑professionell)

### Aufgaben
1) Finde gesendete Angebotsmails im Zeitraum (Betreff/Keywords: „Angebot“, „Proposal“, „Quote“ oder kundenspezifische Begriffe).
2) Prüfe, ob eine Rückmeldung eingegangen ist (Antwort im Thread, Bezug im Verlauf, klare Reaktion).
3) Liste alle Fälle ohne Rückmeldung.
4) Erstelle pro Fall einen Follow‑up‑Vorschlag (2 Varianten).

### Outputformat (verbindlich)
Gib zuerst eine Tabelle aus mit:
Empfänger | Betreff | Datum gesendet | Angebotstyp (wenn erkennbar) | letzter Kontakt | empfohlener nächster Schritt

Danach pro Fall zwei Follow‑up‑Textvorschläge:
A) kurz & freundlich (2–3 Sätze)
B) direkt & verbindlich (2–3 Sätze)

### Regeln (Do / Don’t)
*Wenn der Zeitraum oder die Filter fehlen, frage zuerst nach.*
*Wenn du nicht sicher bist, ob es eine Rückmeldung gab, markiere das als „Unsicherheit:“.*
*Erfinde keine Zusagen, Preise, Liefertermine oder Deal‑Status.*
*Keine personenbezogenen oder internen Bewertungsdetails in die Follow‑up‑Texte aufnehmen.*

### Qualitätssicherung
*Sind wirklich nur Fälle ohne Rückmeldung enthalten?*
*Ist der nächste Schritt eindeutig formuliert?*
*Sind Tonalität und Länge wie gefordert?*

Abschluss: Persönlicher Copilot‑Aktionsplan

• Meine drei wichtigsten Use Cases ab morgen.
• Mein persönlicher Master‑Prompt.
• Mein erster Agent oder Prompt‑Optimierer.
• Ein Bereich, den ich bewusst nicht mit Copilot nutze.
• Konkreter Transfer in den Arbeitsalltag.

Kontakt für Inhouse-Schulungen

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