ChatGPT-Use-Cases im Unternehmen: Wo KI heute spürbar produktiver macht – und wie Sie passende Anwendungen in der ChatGPT-App finden
In vielen Unternehmen ist ChatGPT längst im Alltag angekommen – oft informell, manchmal offiziell. Die entscheidende Frage lautet jedoch nicht, ob Mitarbeitende KI nutzen, sondern wo sich der Einsatz zuverlässig lohnt: messbar schneller, besser strukturiert und konsistenter in Qualität.
Dieser Beitrag bündelt die häufigsten Use Cases aus der Praxis und übersetzt sie in konkrete Unternehmenssituationen. Zu jedem Einsatzfeld erhalten Sie Beispiele aus drei „Welten“ (Restaurant, Unternehmensberatung, Coaching) sowie Prompt-Vorlagen, die sich direkt adaptieren lassen.
So finden Sie passende Use Cases in der ChatGPT-App
Bevor Sie Use Cases aufwendig erfinden, lohnt ein Blick in die ChatGPT-App (mobil oder Desktop): Dort finden Sie typischerweise einen Bereich, in dem vorbereitete KI-Assistenten („GPTs“/Use-Case-Bots) und Beispiele kuratiert werden – etwa für Schreiben, Analyse, Projektmanagement, Vertrieb oder HR. Der Nutzen: Teams sehen schnell, welche Aufgaben sich standardisieren lassen und welche Eingaben („Prompts“) in der Praxis funktionieren.
Praktischer Ablauf (15 Minuten)
- App öffnen (mobil/desktop) und den Bereich zum Entdecken von GPTs/Use-Case-Vorlagen aufrufen.
- Nach Funktionsbereichen suchen: „E-Mail“, „Meeting Notes“, „Sales“, „HR“, „Excel“, „Policies“, „Project Plan“.
- Ein Team-Use-Case auswählen und mit echten, aber anonymisierten Daten testen.
- Prompt als Standard speichern (internes Prompt-Playbook) und Qualitätskriterien definieren.
Wichtig: Die App ist damit nicht nur Chat-Oberfläche, sondern ein Katalog für wiederholbare Arbeit – inklusive Vorlagen, die Sie an Ihre Branche anpassen.
Die 8 häufigsten ChatGPT-Use Cases in Unternehmen
Die folgenden Use Cases sind in fast jeder Branche relevant. Entscheidend ist die Umsetzung: klare Datenregeln, feste Output-Standards und ein kleiner Kreis an „Champion-Usern“, die Prompts und Beispiele pflegen.
1) Texte & Schreiben: schneller formulieren, klarer wirken
Vom E-Mail-Entwurf bis zum Executive Summary: ChatGPT hilft, Gedanken zu strukturieren, Tonalität zu treffen und Varianten zu erstellen – insbesondere unter Zeitdruck.
| Beispiel | Typische Aufgabe | Ergebnis |
|---|---|---|
| Restaurant | Antwort auf Google-Bewertung (kritisch/positiv) | Freundlich, deeskalierend, markenkonform |
| Unternehmensberatung | Executive Summary für Kundenbericht | Pointiert, entscheidungsorientiert |
| Coaching | Follow-up-Mail nach Session | Verbindlich, motivierend, next steps klar |
Prompt-Vorlage:
Du bist Kommunikationsprofi. Schreibe einen Text für [Zielgruppe] mit dem Ziel [Ziel].
Ton: [z.B. souverän, freundlich, knapp]. Länge: [z.B. 120–160 Wörter].
Muss enthalten: [3 Stichpunkte]. Muss vermeiden: [2 Dinge].
Gib mir 2 Varianten: (1) sehr kurz, (2) etwas ausführlicher.2) Recherche & Überblick: schneller Orientierung gewinnen
Viele Teams verlieren Zeit mit fragmentierter Informationssuche. ChatGPT kann Themen bündeln, Hypothesen formulieren, Fragenkataloge erstellen – und damit Rechercheprozesse beschleunigen (die finale Prüfung bleibt beim Menschen).
- Restaurant: Ideen für Winteraktionen, Kanäle, Zeitraum – und Differenzierungsansätze.
- Unternehmensberatung: Branchenüberblick, Wettbewerbslogik, Argumentationslinien für ein Pitch-Deck.
- Coaching: Zusammenfassung eines Fachartikels und Ableitung von Übungen für Klienten.
Prompt-Vorlage:
Gib mir einen strukturierten Überblick zu [Thema] für [Zielgruppe].
1) 5 Kernaussagen
2) 10 Leitfragen, die ein Management-Team stellen sollte
3) 3 typische Risiken/Fehlschlüsse
4) Eine kurze Handlungsempfehlung (max. 120 Wörter)3) Meetings & Protokolle: aus Notizen Entscheidungen machen
Der größte Hebel liegt oft nicht im Meeting, sondern danach: Entscheidungen, Aufgaben, Verantwortlichkeiten. ChatGPT kann aus Rohnotizen saubere Outputs erstellen.
- Restaurant: Teammeeting: Schichtplanung, Engpässe, Maßnahmenliste.
- Unternehmensberatung: Steering Committee: Decisions, Actions, Risks, Owners.
- Coaching: Session-Notizen: Erkenntnisse, Experimente bis zur nächsten Sitzung.
Prompt-Vorlage:
Formatiere folgende Notizen in:
A) Entscheidungen (mit Datum)
B) Aufgabenliste (Owner, Deadline, Priorität)
C) Offene Punkte (Fragen)
D) Risiken/Abhängigkeiten
Notizen: [einfügen]4) Analyse & Tabellen: Muster erkennen, Daten verständlich machen
Ob Monatsabschluss, Rechnungen, Claims-Daten oder einfache Vertriebslisten: KI ist kein Ersatz für Controlling – aber ein Beschleuniger für Struktur, Plausibilisierung und Visualisierungsideen.
- Restaurant: Wareneinsatz-Ausreißer identifizieren, Bestellrhythmus glätten.
- Unternehmensberatung: Kundendaten clustern, Hypothesen ableiten, Pivot-Logik erklären.
- Coaching: Tracking-Vorlagen für Gewohnheiten/Erfolge, Reflexionsmuster sichtbar machen.
Prompt-Vorlage (für Tabellenstruktur):
Ich habe folgende Spalten: [Spalten]. Ziel: [Ziel].
1) Schlage mir eine saubere Tabellenstruktur vor (Spalten + Definition).
2) Nenne 8 typische Qualitätschecks (Plausibilität).
3) Nenne 5 sinnvolle Auswertungen (KPIs) inkl. Formelidee.5) Kundenservice & Beschwerdemanagement: schneller, konsistenter, menschlicher
Gerade in service-intensiven Bereichen hilft ChatGPT, Antworten zu standardisieren – ohne kalt zu klingen. Der Trick: Tonalität, Grenzen und Eskalationsregeln definieren.
- Restaurant: Reklamation „Essen kalt“: Entschuldigung, Lösung, Einladung zurückzukommen.
- Unternehmensberatung: Stakeholder-Kommunikation bei Verzögerungen: transparent, lösungsorientiert.
- Coaching: Umgang mit Absagen: wertschätzend, klar, nächste Option anbieten.
Prompt-Vorlage:
Schreibe eine Antwort an einen Kunden mit folgendem Problem: [Problem].
Rahmen:
- Ton: [freundlich/ruhig/souverän]
- Ziel: [deeskalieren + Lösung anbieten]
- Optionen: [Option A/B]
- Wenn der Kunde [X] fordert: Eskalation an [Rolle]
Bitte 1 Version kurz (80–120 Wörter) und 1 Version ausführlicher.6) Vertrieb & Angebote: Nutzenargumentation und klare Struktur
Viele Angebote scheitern nicht am Preis, sondern an Unklarheit: Was bekommt der Kunde genau? Warum ist es relevant? Was ist der nächste Schritt? ChatGPT kann das sauber strukturieren.
- Restaurant: Catering-Angebot: Pakete, Add-ons, klare Rahmenbedingungen.
- Unternehmensberatung: Proposal: Scope, Deliverables, Timeline, Team, Risiken.
- Coaching: Programmbeschreibung: Outcome, Ablauf, Transfer in den Alltag.
Prompt-Vorlage:
Erstelle ein Angebotsdokument für [Leistung] an [Zielkunde].
Baue auf:
1) Problemverständnis (3 Sätze)
2) Zielbild/Ergebnis (5 Bullet Points)
3) Vorgehen in 3 Phasen (je Phase Outputs)
4) Aufwand/Timing
5) Optionen (Basis/Plus/Premium)
6) Nächster Schritt (Call-to-Action)
Ton: klar, seriös, nicht werblich.7) HR: Recruiting, Onboarding, interne Kommunikation
HR-Teams nutzen ChatGPT besonders dort, wo Routine, Tonalität und Konsistenz zählen: Stellenprofile, Interviewleitfäden, Onboarding-Pläne, Lernpfade.
- Restaurant: Aushilfe gesucht: Anzeige, Schichtmodell, Onboarding-Checkliste.
- Unternehmensberatung: Interviewfragen, Case-Übungen, Bewertungsraster.
- Coaching: Lernplan für Nachwuchsführungskräfte: Übungen, Reflexionsfragen.
Prompt-Vorlage:
Erstelle für die Rolle [Rolle] ein Paket aus:
A) Stellenanzeige (kurz + ausführlich)
B) 12 Interviewfragen (fachlich + Verhalten)
C) Scorecard (Bewertungskriterien, 1–5)
D) 30-60-90-Tage Onboarding-Plan
Rahmen: [Unternehmenskontext], Ton: [professionell].8) Strategie & Change: Klarheit schaffen, ohne Buzzwords
Im Change-Kontext ist KI besonders nützlich für das, was Führung oft fehlt: ein erster strukturierter Entwurf. Von Narrativ über Stakeholder-Map bis OKR-Entwurf – als Arbeitsgrundlage, nicht als Wahrheit.
- Restaurant: Neuer Standort: Zielbild, Risiken, Kommunikationsplan fürs Team.
- Unternehmensberatung: Transformationsstoryline, Stakeholder-Argumente, „FAQ für Mitarbeitende“.
- Coaching: Entscheidungs-Framework, Werteklärung, nächste Experimente.
Prompt-Vorlage:
Hilf mir, eine Veränderung zu strukturieren: [Change-Thema].
Liefer mir:
1) Kurz-Narrativ (max. 120 Wörter) für Mitarbeitende
2) 8 häufige Fragen + passende Antworten (FAQ)
3) Stakeholder-Landkarte (Gruppen, Interessen, Einwände)
4) 5 erste Maßnahmen in den nächsten 14 Tagen
Bitte klar, ohne Floskeln.Use Cases operationalisieren: Von „KI-Spielerei“ zur belastbaren Routine
1) Prompt-Playbook statt Zufall
Unternehmen, die ChatGPT erfolgreich einsetzen, bauen ein kleines, gepflegtes Set an Standard-Prompts: E-Mail, Protokoll, Angebot, Analyse, FAQ. Das reduziert Varianz und erhöht Qualität.
2) „Projects“ und temporäre Chats für Ordnung und Datenschutzlogik
In der Praxis hilft es, Arbeit nach Kontext zu trennen: stabile Themen (z.B. „Sales“, „HR“, „Operations“) in klaren Arbeitsbereichen – und sensible Ad-hoc-Fragen in temporären Chats, die nicht als Langzeitkontext dienen sollen. Das hält Wissen nutzbar, ohne unnötig Spuren zu hinterlassen.
3) Qualität sichern: Output-Standards definieren
- Definition of Done pro Use Case (z.B. Protokoll hat immer Decisions/Actions/Owners/Deadlines).
- Red Flags (z.B. erfundene Zahlen/Quellen, unklare Verantwortliche, widersprüchliche Daten).
- Review-Regel: Alles, was extern rausgeht, wird kurz gegengeprüft.
Ein kompakter Startplan für Führungskräfte (2 Wochen)
- Woche 1: Drei Top-Use-Cases auswählen (z.B. Schreiben, Protokolle, Angebote).
- Woche 1: Je Use Case einen Standard-Prompt + Beispieloutput definieren.
- Woche 2: Pilotteam testen lassen (30–60 Minuten pro Use Case).
- Woche 2: Feedback einsammeln, Prompt schärfen, Playbook veröffentlichen.
So wird aus KI kein „Tool“, sondern ein betrieblicher Standardprozess – mit klarer Sprache, klarer Struktur und klaren Grenzen.
Fazit
ChatGPT ist im Unternehmen dann besonders wertvoll, wenn Sie wiederholbare Arbeit identifizieren: Schreiben, Strukturieren, Zusammenfassen, Varianten bilden, Daten verständlich machen. Die ChatGPT-App hilft, passende Use Cases schnell zu entdecken – entscheidend bleibt aber die Umsetzung: Playbook, Standards, Pilotierung.