Microsoft 365 Copilot –
das komplette Praxis-Tutorial

Copilot ist keine einzelne App, sondern ein Produktprinzip, das Microsoft seit 2021 schrittweise ausgebaut hat. Wer die Entstehung kennt, versteht auch, warum das Werkzeug so funktioniert, wie es funktioniert.

• Juni 2021 – der Anfang im Code
  GitHub und OpenAI starten die Technical Preview von GitHub Copilot, damals auf Basis von OpenAI Codex (einer auf Quellcode trainierten GPT-3-Variante). Das Versprechen: ein „AI pair programmer“, der Vorschläge macht – nicht der Entwickler, der entscheidet. Hier entsteht die Metapher, die bis heute trägt.
• Juni 2022 – allgemein verfügbar
  GitHub Copilot wird ein kostenpflichtiger Dienst für alle Entwicklerinnen und Entwickler. Der Begriff „Copilot“ ist im Markt gesetzt.
• 16. März 2023 – Copilot kommt ins Büro
  Microsoft kündigt Microsoft 365 Copilot an: dasselbe Prinzip, aber für Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Teams – und angebunden an die eigenen Unternehmensdaten statt an öffentlichen Code.
• 1. November 2023 – produktiver Einsatz
  Microsoft 365 Copilot wird für Enterprise-Kunden allgemein verfügbar. Zeitgleich wird „Bing Chat“ zu „Copilot“ umbenannt – ab hier heißt bei Microsoft fast jede KI-Oberfläche so.
• 2024 – Breite statt Elite
  Copilot öffnet sich für kleinere Unternehmen und einzelne Nutzer. Die Lizenzstruktur wird zum eigenen Thema – und die Frage „Was darf Copilot bei uns sehen?“ wird zur wichtigsten IT-Frage des Rollouts.
• Seit 2025 – Chat, Personalisierung, Agenten
  Copilot Chat mit Enterprise Data Protection, benutzerdefinierte Anweisungen, gespeicherte Erinnerungen, eine Prompt Gallery und der Agent Builder machen aus dem Assistenten einen konfigurierbaren Arbeitsplatz. Genau darum geht es in den Lektionen 7, 11 und 12.

Ein freier KI-Chat kennt deine Arbeit nicht. Du musst alles hineinkopieren, was er wissen soll – und darfst genau das mit vertraulichen Inhalten oft nicht. Microsoft 365 Copilot dreht das Verhältnis um: Er sitzt in der Anwendung, in der die Arbeit ohnehin stattfindet, und darf – im Rahmen deiner Berechtigungen – auf das zugreifen, was dort liegt.

Wo Copilot überall sitzt – und was er dort tut

Welche Funktionen dir konkret zur Verfügung stehen, hängt von Lizenz, App-Version und den Freigaben deiner IT ab. Wenn eine Schaltfläche fehlt, liegt es fast nie an dir.

Der wichtigste Handgriff: Quellen mit „/“ referenzieren

In Copilot Chat und in den Office-Apps kannst du mit dem Schrägstrich gezielt eine Datei, eine Mail, eine Besprechung oder eine Person als Quelle einbinden. Das ist der Unterschied zwischen „Copilot vermutet“ und „Copilot arbeitet mit deinem Material“.

Ein Master-Prompt ist kein magischer Satz, sondern eine Struktur. Er enthält immer dieselben Abschnitte, damit du nie wieder vor einem leeren Eingabefeld sitzt und damit die Qualität nicht von der Tagesform abhängt. Diese acht Bausteine haben sich bewährt:

ZIEL
Erstelle [konkretes Ergebnis oder unterstütze konkrete Entscheidung].

KONTEXT
Zielgruppe: [Rolle/Wissensstand].
Situation und Zweck: [warum wird das Ergebnis benötigt?].
Wichtige Rahmenbedingungen: [Frist, Umfang, Richtlinie, Sprache].

ERWARTUNG
Ausgabeformat: [E-Mail / Tabelle / Entscheidungsvorlage / 5 Stichpunkte].
Ton und Detailgrad: [klar, sachlich, freundlich, fachlich].
Qualitätskriterien: [vollständig, widerspruchsfrei, handlungsorientiert].

QUELLEN
Nutze [Dateien, Mails, Besprechungen, Links oder Daten].
Bevorzuge diese Quellen gegenüber allgemeinem Wissen.

PRÜFUNG
Erfinde keine Fakten, Namen, Zahlen, Termine oder Zuständigkeiten.
Trenne belegte Aussagen, Annahmen und offene Punkte.
Markiere Unsicherheiten mit [PRÜFEN] und nenne die Quelle je Kernaussage.
Stelle bis zu drei Rückfragen, wenn wesentliche Angaben fehlen.

ROLLE
Agiere als sorgfältige fachliche Analystin für [Fachgebiet].

ZIEL
Beantworte diese Frage entscheidungsreif: [präzise Frage].

QUELLEN
Nutze ausschließlich /[Quelle 1] und /[Quelle 2].
Wenn die Quellen die Antwort nicht enthalten, schreibe wortwörtlich:
"In den freigegebenen Quellen nicht gefunden." Erfinde nichts.

ERWARTUNG
Gliedere in genau vier Abschnitte:
1. Antwort in maximal drei Sätzen,
2. Belege - je Aussage die Quelle mit Fundstelle,
3. Annahmen und Unsicherheiten,
4. Was ich zusaetzlich brauche, um sicher zu entscheiden.

GRENZEN
Keine neuen Zahlen, keine Ursachenbehauptungen ohne Beleg,
keine Empfehlung ohne Nennung der Alternative.
Maximal [400] Wörter.

ROLLE
Agiere als kritischer Reviewer für [Zielgruppe]. Deine Aufgabe ist es,
Schwachstellen zu finden - nicht, den Text zu loben.

ZIEL
Prüfe /[Dokument] vor der Freigabe an [Empfängerkreis].

PRÜFRASTER
Prüfe in dieser Reihenfolge:
1. Ist die Kernaussage im ersten Absatz eindeutig?
2. Welche Aussagen sind unbelegt?
3. Wo widersprechen sich Zahlen, Termine oder Zuständigkeiten?
4. Welche unbeabsichtigten Zusagen stehen im Text?
5. Welche Risiken oder Gegenargumente fehlen?
6. Welche nächsten Schritte sind unklar oder ohne Owner?

ERWARTUNG
Liefere zuerst die fünf wichtigsten Befunde nach Schwere sortiert,
danach konkrete Änderungsvorschläge mit Fundstelle.

GRENZEN
Verändere keine Fakten und ergänze keine neuen Inhalte.
Wenn dir Kontext fehlt, benenne die Lücke statt sie zu füllen.

Zwölf Profi-Tipps für bessere Prompts

1. Beschreibe das Ergebnis, nicht den Weg. „Eine Entscheidungsvorlage mit drei Optionen“ schlägt „denke gründlich nach“.
2. Nenne die Quelle explizit – mit „/“ und dem Zusatz „nutze ausschließlich“.
3. Baue eine Prüfregel ein: „Markiere jede Aussage ohne eindeutigen Beleg mit [PRÜFEN].“ Das macht Unsicherheit sichtbar, statt sie zu verstecken.
4. Lass zuerst fragen: „Stelle mir höchstens drei Rückfragen, die das Ergebnis am stärksten verbessern. Beginne erst danach.“
5. Gib ein Muster mit. Ein kurzes Beispiel der gewünschten Struktur wirkt stärker als drei Sätze Beschreibung.
6. Fordere Trennung: Fakten – Annahmen – Empfehlung – offene Fragen als getrennte Blöcke.
7. Verlange Varianten statt Perfektion: „Gib drei Fassungen: direkt, neutral, formell.“ Auswählen ist schneller als umformulieren.
8. Setze harte Grenzen: maximale Wortzahl, keine neuen Zahlen, keine Zusagen, keine Namen erfinden.
9. Lass selbst prüfen: „Prüfe deine Antwort gegen diese fünf Kriterien und korrigiere sie, bevor du sie ausgibst.“
10. Definiere das Abbruchkriterium: „Wenn die Quelle die Information nicht enthält, schreibe ‚nicht in der Quelle gefunden‘.“
11. Formuliere positiv und konkret. „Nenne zu jeder Zahl die Quelle“ wirkt zuverlässiger als nur „erfinde nichts“. Am stärksten ist beides zusammen.
12. Bleib im selben Chat. Nachfassen schlägt Neustart – der Kontext ist bereits aufgebaut (mehr dazu in Lektion 6).

Benutzerdefinierte Anweisungen einrichten

1. Öffne oben rechts „Einstellungen und mehr“ und anschließend die Chat-Einstellungen.
2. Wähle „Personalisierung“.
3. Öffne „Benutzerdefinierte Anweisungen“ beziehungsweise „Custom instructions“.
4. Beschreibe nur stabile Präferenzen: Sprache, Antwortformat, Ton, gewünschte Prüfhinweise und typische Zielgruppe.
5. Speichere die Anweisungen.
6. Überarbeite sie, wenn sie fachliche Aufgaben unerwünscht einschränken.

Antworte standardmäßig auf Deutsch und verwende klare Überschriften,
kurze Absätze und präzise Aufzählungen.

Beginne mit dem wichtigsten Ergebnis oder der benötigten Entscheidung.

Trenne belegte Fakten, Annahmen, Empfehlungen und offene Fragen
sichtbar voneinander.

Erfinde keine Namen, Zahlen, Termine, Quellen oder Zuständigkeiten.
Markiere fehlende Informationen mit [PRÜFEN].

Bei Dokumententwürfen nutze einen professionellen, klaren und
freundlichen Business-Ton. Verwende Datumsangaben im Format TT.MM.JJJJ.

Wenn der Auftrag ohne wesentliche Angaben nicht zuverlässig lösbar ist,
stelle zuerst höchstens drei kurze Rückfragen.

Sprache und Ton: [Deutsch, professionell und freundlich / Englisch, knapp].
Meine Rolle: [z. B. Projektleitung im Bereich X].
Meine typische Zielgruppe: [z. B. Geschäftsleitung, Fachbereich, Kunden].

Standardformat: Beginne mit [Ergebnis / Entscheidung / Empfehlung].
Nutze [kurze Absätze und Aufzählungen / Tabellen bei Vergleichen].
Standardlänge: [maximal 200 Wörter, wenn ich nichts anderes sage].

Immer mitliefern: Quelle je Kernaussage, Trennung von Fakten und
Annahmen, [PRÜFEN]-Markierung bei fehlenden Informationen.

Nie tun: Zahlen, Namen, Termine oder Zuständigkeiten ergänzen, die
nicht in der Quelle stehen. Keine Zusagen in meinem Namen formulieren.

Bei unklarem Auftrag: höchstens drei kurze Rückfragen stellen.

Copilot Memory verwalten

Copilot kann wichtige Präferenzen aus Gesprächen als Erinnerungen speichern. Du kannst das aktiv auslösen, indem du im Chat „Merk dir das“ schreibst. Genauso wichtig ist das Aufräumen:

1. Öffne Copilot Chat > „Einstellungen und mehr“ > Chat-Einstellungen > Personalisierung.
2. Öffne „Gespeicherte Erinnerungen verwalten“.
3. Prüfe jede Erinnerung auf Richtigkeit, Aktualität und Angemessenheit.
4. Lösche veraltete oder zu spezifische Erinnerungen.
5. Schalte das Speichern aus, wenn es für deine Rolle oder Richtlinie nicht passt.
6. Nutze „Alle Erinnerungen löschen“, wenn ein vollständiger Neustart nötig ist.

Was gehört wohin?

Entwurf aus Quellen erstellen

1. Öffne Copilot im Ziel-Dokument oder referenziere die freigegebenen Dateien.
2. Beschreibe Zielgruppe, Zweck und die gewünschte Gliederung.
3. Begrenze die Quellen ausdrücklich.
4. Fordere zuerst eine Struktur an, bevor ein langer Entwurf erzeugt wird.
5. Prüfe die Struktur und ergänze fehlende Kapitel.
6. Lass anschließend abschnittsweise entwerfen.
7. Prüfe Aussagen am Quellmaterial.
8. Wende echte Word-Formatvorlagen an – erst Struktur, dann Optik.

Erstelle aus /[Statusbericht] und /[Risikoliste] eine einseitige
Entscheidungsvorlage für [Leitung/Zielgruppe].

Struktur:
1. Ziel und benötigte Entscheidung,
2. aktueller Status,
3. wichtigste Fakten,
4. maximal drei Risiken mit Auswirkung,
5. Optionen mit Vor- und Nachteilen,
6. Empfehlung,
7. nächste Schritte mit Owner und Termin.

Nutze ausschließlich die beiden Quellen. Markiere jede Aussage ohne
eindeutigen Beleg mit [PRÜFEN]. Maximal 600 Wörter, sachlicher Ton,
wichtigste Entscheidung zuerst.

Text gezielt überarbeiten

Markiere die konkrete Passage und sage nicht nur „schöner“, sondern definiere die Veränderung: kürzer, verständlicher, sachlicher, zielgruppengerechter, aktiver oder konsistenter.

Überarbeite den markierten Abschnitt für [Zielgruppe].

Ziele: klare Kernaussage im ersten Satz, aktive Sprache, kurze Sätze,
keine Wiederholungen.
Grenzen: Aussagen, Zahlen und Bedeutung dürfen nicht verändert oder
ergänzt werden.
Ausgabe: zuerst die überarbeitete Fassung, danach eine kurze Liste der
wesentlichen Änderungen und möglicher inhaltlicher Unklarheiten.

Prompts in Microsoft 365 speichern

1. Führe den Prompt mindestens einmal erfolgreich aus.
2. Fahre über den ausgeführten Prompt und wähle rechts oben über dem Chat das Lesezeichen beziehungsweise „Prompt speichern“.
3. Vergib einen eindeutigen Titel nach dem Muster „Anwendung | Ergebnis | Situation“.
4. Öffne die Prompt Gallery und wechsle zu „Deine Prompts“ beziehungsweise „Your prompts“.
5. Entferne veraltete Prompts und prüfe Team-Prompts regelmäßig auf geänderte Quellen, Regeln und Begriffe.

Zehn kopierfertige Alltags-Prompts

Prüfe meine neuen arbeitsbezogenen E-Mails seit [Zeitpunkt]. Ordne sie
in: sofort erledigen, delegieren, terminieren, aufschieben, archivieren
oder löschen. Nenne je Mail Absender, Betreff, empfohlene Aktion,
Begründung und Frist. Führe keine Aktion selbst aus. Markiere
Unsicherheiten und vertrauliche Inhalte.

Erstelle aus meinen gesendeten und empfangenen Mails der letzten [7]
Tage eine Liste von Vorgängen, bei denen ich auf eine Antwort, Freigabe
oder Lieferung warte. Nenne Person, Thema, ursprüngliches Datum,
vereinbarte Frist und einen höflichen Follow-up-Vorschlag.
Erfinde keine Fristen.

Bereite mich auf das nächste Meeting mit [Person/Team] vor. Nutze die
freigegebenen E-Mails, Kalenderinformationen und Dateien zu [Thema].
Liefere Ziel, letzten Stand, offene Entscheidungen, Zusagen, Risiken,
sinnvolle Fragen und drei Gesprächspunkte. Nenne die Quelle zu jedem
kritischen Punkt.

Fasse /[Meeting] zusammen: Kernaussagen, getroffene Entscheidungen,
verworfene Optionen, offene Fragen und To-dos mit Owner und Frist.
Trenne ausdrücklich bestätigt von vorgeschlagen. Markiere unklare
Zuständigkeiten mit [PRÜFEN].

Entwirf eine E-Mail an [Empfänger] mit dem Ziel [Entscheidung/Handlung].
Beginne mit der Handlungsaufforderung, erkläre nur den nötigen Kontext,
nenne Frist und Material. Sachlich-freundlicher Ton, höchstens [120]
Wörter. Nutze ausschließlich [Quelle].

Kürze den folgenden Text um ungefähr [30] Prozent. Erhalte alle Fakten,
Zahlen, Bedingungen und Zusagen. Entferne Wiederholungen, Füllwörter
und unnötige Vorrede. Gib danach an, welche Inhalte du verdichtet hast
und welche Unklarheiten bestehen.

Agiere als kritischer fachlicher Reviewer für [Zielgruppe]. Prüfe
/[Dokument] auf unklare Kernaussage, fehlende Belege, Widersprüche,
unbeabsichtigte Zusagen, Risiken und unklare nächste Schritte. Liefere
zuerst die fünf wichtigsten Befunde, dann konkrete Änderungsvorschläge
mit Fundstelle. Verändere keine Fakten.

Erstelle aus Kalender, To-dos und relevanten Arbeitsnachrichten eine
Wochenübersicht. Zeige feste Termine, Fristen, drei wichtigste
Ergebnisse, Abhängigkeiten und Personen, die auf mich warten. Schlage
Fokusblöcke vor, ohne Termine zu verschieben oder Einladungen zu senden.

Erstelle aus /[Projektquellen] einen Statusbericht für [Zielgruppe] mit
Ziel, Fortschritt seit [Datum], Ampelstatus mit Begründung,
Meilensteinen, Risiken, Entscheidungen und nächsten Schritten.
Belege jede Statusaussage und markiere Datenlücken.

Erstelle drei vollständige Varianten für [Text/Betreff/Struktur]:
1) direkt und knapp, 2) neutral und kooperativ, 3) formell.
Bewahre Aussage, Fakten und gewünschte Handlung. Erkläre in einem Satz,
wann welche Variante passt.

• Immer prüfen: Fakten, Zahlen und Namen selbst kontrollieren – am Original, nicht an der Zusammenfassung.
• Keine sensiblen Daten in freie KI-Chats. Für Arbeitsinhalte gilt der Arbeitsaccount und die interne Richtlinie.
• Verantwortung bleibt bei dir. Du gibst Arbeit ab, nicht Verantwortung.
• Berechtigungen beachten. Wenn Copilot dir etwas zeigt, heißt das nicht automatisch, dass du es weiterleiten darfst.
• Transparenz im Team: Klärt, wo KI-Unterstützung selbstverständlich ist und wo sie gekennzeichnet werden soll.

Die 60-Sekunden-Prüfroutine vor jedem Versand

1. Zahlen: Stimmt jede Zahl mit der Quelle überein?
2. Namen und Zuständigkeiten: Existieren die genannten Personen und Rollen wirklich so?
3. Termine: Gibt es Widersprüche zwischen Text, Kalender und Quelle?
4. Zusagen: Steht im Text etwas, das du nicht halten kannst oder willst?
5. Belege: Ist bei jeder wichtigen Aussage klar, worauf sie sich stützt?
6. Ton und Empfänger: Passt die Fassung zu dieser Zielgruppe – und ist der Verteiler richtig?
7. Vertraulichkeit: Darf dieser Inhalt an genau diesen Empfängerkreis?