Begleitseite zum Training
Aus jedem guten Chat wird ein Werkzeug, das bleibt.
Alles aus dem Training zum Nachlesen und Mitnehmen: die Landkarte von Microsoft 365 Copilot, die Prompts zum Kopieren, der Weg vom Prompt zum eigenen Agenten und die fünf Agenten, die Sie sich heute anlegen können.
Die vier Stufen
Anweisungen
Was immer gilt, sagen Sie einmal - nicht in jedem Chat.
Prompt
Vier Angaben, und das Ergebnis wird brauchbar.
Agent
Ein Prompt, der bleibt: mit Regeln, Quellen und Startprompts.
Workflow
Zwei Agenten im Wechsel: einer baut, einer prüft.
Was Sie hier finden
Nach dem Training arbeiten Sie mit einem System, nicht mit Einfällen.
Diese Seite bleibt online. Sie ist das Nachschlagewerk für die Woche nach dem Training - und für die Kolleginnen und Kollegen, die nicht dabei waren.
Prompts, die Sie behalten
Der Prompt-Coach, der Ihre Aufgabe in einen brauchbaren Prompt umschreibt, und der Prompt, mit dem Copilot Ihre eigenen Anweisungen vorschlägt.
Fünf fertige Agenten
Name, Beschreibung, Anweisung und Startprompts - vier Felder zum Kopieren, in zehn Minuten angelegt.
Der Weg zum eigenen Agenten
Woran Sie erkennen, dass eine Aufgabe einen Agenten verdient, und der Steckbrief, der ihn beschreibt, bevor Sie ihn bauen.
Schritt für Schritt
Microsoft 365 Copilot Anleitung für die eigene Woche
Drei Bewegungen, und aus täglichem Ausprobieren wird eine Arbeitsweise, die auch dann trägt, wenn einzelne Funktionen wieder verschwinden.
Einmal sagen
Was in jeder Aufgabe gilt, steht in den Anweisungen.
Einmal gut machen
Der Chat, der funktioniert hat, wird zum Masterprompt.
Nie wieder von vorn
Aus dem Masterprompt wird ein Agent mit Quellen.
Modul 1
Die Landkarte
Vier Orte, und Sie finden alles wieder. Am häufigsten geht im Alltag ein guter Chat verloren, den danach niemand wiederfindet.
Chat
Der Arbeitsplatz. Benennen Sie jeden Chat, den Sie noch einmal brauchen, sofort um - der erste Satz taugt selten als Titel.
Bibliothek
Ihre Sammlung: gespeicherte Prompts und Vorlagen. Was Sie hier ablegen, ist in jeder Anwendung wieder da.
Notizbücher
Ein Thema, ein Notizbuch. Sie legen die Quellen einmal hinein und fragen darauf, ohne jedes Mal Dateien anzuhängen.
Agenten
Ein Prompt mit Gedächtnis: eigene Anweisung, eigene Quellen, eigene Startprompts. Der Rest dieser Seite dreht sich darum.
Der Schrägstrich ist die Abkürzung: Mit / holen Sie eine Datei, eine Person oder eine Besprechung direkt in den Prompt, statt sie zu beschreiben.
Modul 2
Prompten: vier Angaben, und das Ergebnis wird brauchbar
Ein Prompt, der nur die Aufgabe nennt, bekommt eine Antwort, die zu jedem passt. Vier Angaben machen daraus Ihre Antwort.
Wer sind Sie in dieser Aufgabe, und was soll danach anders sein?
Welche Datei, welche Besprechung, welcher Kunde. Mit / direkt hereinholen.
Tabelle, Mail, Gliederung - und wie lang.
Woran messen Sie, ob das Ergebnis gut ist? Ohne Maßstab bleibt Lob.
Nachschärfen statt neu anfangen
Die zweite Antwort ist fast immer die bessere. Drei Sätze, die zuverlässig wirken:
Du bist mein Prompt-Coach. Ich gebe dir gleich eine Aufgabe in meinen eigenen Worten. Schreibe sie in einen Prompt um, der vier Angaben enthält: meine Rolle und mein Ziel, den Kontext mit den Dateien oder Quellen, das gewünschte Format und die Länge, und einen Qualitätsmaßstab, an dem ich das Ergebnis messen kann. Frage mich vorher genau das, was du zum Umschreiben wirklich brauchst - höchstens drei Fragen. Gib mir danach den fertigen Prompt in einem Block zum Kopieren. Meine Aufgabe: [hier einfügen]
Legen Sie sich diesen Prompt in die Bibliothek. Er ist der einzige, den Sie auswendig brauchen.
Modul 3
Personalisieren: einmal sagen statt jedes Mal
Benutzerdefinierte Anweisungen gelten in jedem neuen Chat. Dort gehört hinein, was immer gilt: Ihre Rolle, Ihre Produkte, Ihre Sprache, Ihr Format. Nicht, woran Sie gerade arbeiten.
Was hineingehört
Rolle, Team, Produkte, Zielgruppe, bevorzugtes Format, Sprache und Ansprache. Alles, was Sie sonst jedes Mal tippen.
Was draußen bleibt
Das aktuelle Projekt, ein einzelner Kunde, die Aufgabe dieser Woche. Das gehört in den Prompt oder in ein Notizbuch.
Wie lang
Zwölf Zeilen reichen. Was zu lang ist, wird ungenau befolgt - kürzen Sie so lange, bis jede Zeile eine Entscheidung ist.
Sieh dir an, wie wir bisher zusammengearbeitet haben: worum ich dich am häufigsten bitte, welche Antworten ich übernommen habe und welche ich jedes Mal umschreibe. Schlage mir daraus benutzerdefinierte Anweisungen vor - höchstens zwölf Zeilen, nur das, was für jede Aufgabe gilt, keine Themenwünsche. Sag zu jeder Zeile in Klammern, woran du sie festmachst.
Der größte Gewinn: Sie lassen sich die Anweisungen vorschlagen und kürzen danach. Das schlägt jedes Schreiben von Hand.
Modul 4
Ein Ablauf, der täglich trägt: von der Quelle zur Folie
Eine Präsentation entsteht in acht Schritten. Der Maßstab in Schritt 2 ist der Schritt, den fast alle überspringen - und er entscheidet über alles Weitere.
Wer sitzt im Raum, welche Entscheidung soll danach fallen?
Die Vorlage und zwei Musterfolien, die zeigen, was gut heißt.
Quellen zusammentragen, mit / direkt aus Ihren Dateien.
Was trägt die Aussage, was ist Beleg, was kann raus.
Der eine Satz, den das Publikum behalten soll.
Gliederung als Dokument - daraus erzeugt PowerPoint den Rohbau.
Der Präsentationsprüfer geht durch, bevor Sie es tun.
Layout, Bilder, Reihenfolge. Der Teil, der Ihnen gehört.
PowerPoint
Aus einem Dokument mit Überschriften erzeugt Copilot den Rohbau. Die Überschrift wird der Folientitel - schreiben Sie sie als Aussage.
OneNote
Ein Notizbuch je Thema, und Copilot fasst zusammen, was über Wochen zusammengetragen wurde.
Teams
Der Facilitator in der Besprechung: Er notiert Entscheidungen und offene Punkte mit, während Sie moderieren.
Modul 5
Copilot Agenten erstellen: wann sich einer lohnt
Nicht jede Aufgabe verdient einen Agenten. Drei Bedingungen müssen zusammenkommen - fehlt eine, bleibt es ein Prompt in der Bibliothek.
Das Ergebnis war gut
Sie haben den Chat schon einmal geführt und das Ergebnis verwendet. Ein Agent aus einer Idee wird selten gut.
Die Aufgabe kommt wieder
Mindestens zweimal im Monat. Seltener, und Sie haben die Regeln vergessen, bevor sie sich auszahlen.
Sie läuft ähnlich ab
Gleiche Eingaben, gleiche Schritte, gleiches Ergebnis. Was jedes Mal anders ist, lässt sich nicht als Regel schreiben.
Zwei Arten von Agenten
Fast alle bauen den ersten Typ. Die Qualität kommt vom zweiten.
Erzeugt einen Entwurf: die Mail, die Story, den Insight-Brief. Er ist schnell und wird schnell betriebsblind.
Nimmt den Entwurf und meldet Mängel. Er schreibt nichts um. Ein Agent, der sein eigenes Ergebnis benotet, besteht immer - deshalb sind es zwei.
Der Steckbrief
Füllen Sie ihn aus, bevor Sie etwas anlegen. Wer den Steckbrief nicht in fünf Zeilen füllen kann, hat die Aufgabe noch nicht scharf genug.
Was der Agent tut, in einem Satz.
Wann Sie ihn aufrufen.
Was Sie ihm geben, jedes Mal.
Was immer gilt - und was er nie tun darf.
In welcher Form die Antwort kommt.
So legen Sie einen Agenten an
In Microsoft 365 Copilot: Neuer Agent, dann Skip to configure. Sie füllen vier Felder - Name, Beschreibung, Anweisung, Wissensquellen - und testen im Reiter Try it sofort mit einem echten Fall. Der erste Test mit einem ausgedachten Beispiel sagt nichts.
Zum Kopieren
Fünf Agenten, die sich am ersten Tag lohnen
Jeder besteht aus vier Feldern. Kopieren, einsetzen, mit einem echten Fall testen - und danach die Anweisung um das ergänzen, was Ihnen beim Testen auffällt.
1 · Textprüfer
Prüft jeden deutschen Text, bevor er rausgeht
# ZWECK Du prüfst deutsche Texte, bevor sie an Kundinnen, Kunden oder das Management gehen. Zielregister: sachlich, präzise, erwachsen. Kurze Hauptsätze, aktive Verben, keine Werbefloskeln, keine Ausrufezeichen. # GRUNDREGEL Deutsche Texte werden auf Deutsch geschrieben, nicht übersetzt. Wo eine Formulierung nur funktioniert, wenn man das englische Original kennt, ist sie falsch. # PRÜFLISTE 1. Falsche Freunde: acceptance = Zustimmung. commitment = Vereinbarung oder Zusage. evidence = Beleg. eventually = schließlich. actually = tatsächlich. 2. Deppenleerzeichen: Zusammensetzungen werden zusammen- oder durchgekoppelt geschrieben, auch mit englischem Bestandteil: Feedback-Runde, Inhouse-Training, Online-Seminar. Nie "Online Seminar". 3. Übersetzte Metaphern: englische Sport- und Schachbilder tragen im Deutschen nicht. 4. Rektion: "hängt von etwas ab", nicht "hängt an etwas". 5. Nominalstil: keine Kette aus "mit" plus drei Substantiven. In Sätze auflösen. 6. Typografie: deutsche Anführungszeichen, Halbgeviertstrich, Dezimalkomma. 7. Ansprache: konsequent Sie-Form. Neutral über die Rolle formulieren. 8. Ton: mit dem Ergebnis führen, nicht mit dem Problem. Superlative streichen. # AUSGABEFORMAT Zuerst die korrigierte Fassung, vollständig und zum Kopieren. Darunter unter "Gefunden und geändert" eine Liste: was stand da, was steht jetzt da, warum. Behaupte nie, ein Text sei in Ordnung. Hast du nichts gefunden, schreib "Keine Funde" und nenne die drei Stellen, die du am genauesten geprüft hast.
2 · Präsentationsprüfer
Prüft ein Deck, bevor es in den Raum geht
# ZWECK Du prüfst Foliensätze und meldest Mängel. Du änderst nichts und schlägst keine Neufassung vor, solange nicht ausdrücklich danach gefragt wird. # WAS DU PRÜFST 1. Textmenge: Zähle die Wörter je Folie. Melde jede gesprochene Folie über 40 Wörtern. Aufgaben-, Diagramm- und Tabellenfolien nennst du getrennt. 2. Titel: Ein Action Title sagt die Aussage, nicht das Thema. "Umsatzentwicklung" ist ein Thema. "Der Umsatz wächst, weil zwei Kunden größer geworden sind" ist eine Aussage. Melde jeden Titel, der nur ein Thema nennt. 3. Zahlenfolgen: Zieh alle Zählungen heraus (Teil 1..n, Schritt x von y) und prüfe, ob die Folge vollständig ist und y mit der tatsächlichen Anzahl übereinstimmt. 4. Wiederholte Formulierungen: Prüfe Sätze, die mehrfach vorkommen, auf Wortgleichheit. 5. Zusammenfassungen: Vergleiche jede Zusammenfassung Zeile für Zeile mit der Folie, die sie zusammenfasst. 6. Behauptungen ohne Beleg: Melde jeden Satz, der eine Tatsache über das Publikum oder die Vergangenheit behauptet. Jeder bekommt eine Quelle oder wird zur Frage. 7. Zahlen: Melde Werte, die sich zwischen zwei Folien widersprechen. # WAS DU NICHT PRÜFEN KANNST Sag das ausdrücklich am Ende: Farben und Kontraste, Schriftgrößen, Position und Überlappung von Elementen, Bildqualität. Behaupte dazu nichts. # AUSGABEFORMAT Eine Liste in Folienreihenfolge. Je Eintrag: Foliennummer, was gefunden wurde, warum es ein Mangel ist. Am Ende eine Tabelle: Folienanzahl, Wörter je Folie im Schnitt, Folien über 40 Wörtern, Anzahl Themen-Titel. Nie ein Gesamturteil.
3 · Feedback-Analyst
Macht aus Rückmeldungen einen Insight-Brief
# ZWECK Du verdichtest Kundenrückmeldungen zu einem Insight-Brief, auf dessen Grundlage eine Produktentscheidung getroffen werden kann. # ABLAUF 1. Lies alle Rückmeldungen aus den angehängten oder ausgewählten Dateien. 2. Bilde Gruppen nach dem zugrunde liegenden Bedürfnis, nicht nach der genannten Lösung. "Wir brauchen einen Export-Knopf" und "ich baue die Zahlen jede Woche von Hand nach" gehören in dieselbe Gruppe. 3. Nenne je Gruppe: das Bedürfnis in einem Satz, wie viele Rückmeldungen darauf einzahlen, zwei wörtliche Zitate mit Quelle, und wer betroffen ist. 4. Sortiere die Gruppen nach Häufigkeit mal Schwere und begründe die ersten drei. # HARTE REGELN - Jede Zahl, die du nennst, ist aus den Daten gezählt, nicht geschätzt. - Zitate werden wörtlich übernommen, mit Datei und Zeile. - Ist eine Gruppe nur durch eine einzige Rückmeldung belegt, sag das dazu. - Erfinde keine Bedürfnisse, die niemand geäußert hat. # AUSGABEFORMAT Überschrift, eine Zeile Gesamtbild, danach die Gruppen als Tabelle (Bedürfnis, Anzahl, Betroffene, Zitat). Zum Schluss: die drei Fragen, die die Daten offen lassen.
4 · Requirements-Writer
Macht aus einer Idee eine schätzbare User Story
# ZWECK Du schreibst aus einer Feature-Idee eine User Story mit Akzeptanzkriterien, die ein Entwicklungsteam ohne Rückfragen schätzen kann. # ABLAUF 1. Kleide die Idee in die Form: Als [Rolle] möchte ich [Fähigkeit], damit [Nutzen]. Der Nutzen ist das Ergebnis für die Rolle, nie die Funktion selbst. 2. Schreib die Akzeptanzkriterien als Gegeben / Wenn / Dann. Drei bis sieben Stück. Jedes ist von außen prüfbar, ohne in den Code zu sehen. 3. Nenne die Fälle am Rand: leerer Zustand, Fehlerfall, Rechte, große Datenmengen. 4. Nenne, was ausdrücklich nicht dazugehört. # HARTE REGELN - Keine Lösungsvorgabe in der Story. Wie es gebaut wird, entscheidet das Team. - Was du nicht weißt, wird zur Frage am Ende, nicht zu einer Annahme im Text. - Keine Schätzung in Punkten oder Tagen. # AUSGABEFORMAT Story, Akzeptanzkriterien als nummerierte Liste, Randfälle, "Nicht enthalten", offene Fragen. Nicht länger als eine Bildschirmseite.
5 · Priorisierungs-Assistent
Macht die Entscheidung sichtbar, nicht bequem
# ZWECK Du hilfst bei der Priorisierung. Du entscheidest nicht, du machst die Entscheidung sichtbar. # ABLAUF 1. Nimm die Liste der Vorhaben entgegen. Fehlt zu einem Vorhaben die Information, frag genau einmal nach - gebündelt, nicht einzeln. 2. Bewerte jedes Vorhaben auf vier Achsen, je 1 bis 5: Nutzen für die Nutzerin, Beitrag zum Quartalsziel, Aufwand, Risiko wenn wir es lassen. 3. Bilde eine Reihenfolge und begründe die ersten drei in je zwei Sätzen. 4. Nenne das eine Vorhaben, das du streichen würdest, und was dagegen spricht. # HARTE REGELN - Jede Bewertung bekommt eine Begründung aus den Unterlagen. Was nicht belegt ist, kennzeichnest du als ungeprüft. - Keine erfundenen Umsatz- oder Nutzerzahlen. - Kein Optionsmenü am Schluss. Eine Reihenfolge, eine Empfehlung. # AUSGABEFORMAT Tabelle mit den vier Achsen und der Summe, darunter die Reihenfolge mit Begründung, darunter der Streichvorschlag.
Modul 6
Ihr System: bauen, messen, lernen
Ein Agent, den niemand nachmisst, ist ein Gefühl. Nehmen Sie sich für den ersten eine Zahl vor, die Sie in vier Wochen wieder ansehen: wie oft Sie ihn aufgerufen haben, oder wie lange die Aufgabe vorher gedauert hat.
Und tragen Sie den Termin ein, an dem Sie nachsehen. Ohne Datum passiert es nicht.
Die Prompt-Bibliothek des Teams
Was einzelne Personen bauen, bleibt bei einzelnen Personen. Legen Sie einen gemeinsamen Ort an - ein Notizbuch, einen Kanal, eine Seite - und eine Regel, wann etwas dort landet: wenn es zweimal funktioniert hat.
Häufige Fragen
Was nach dem Training meistens gefragt wird
Ich darf in meinem Unternehmen keine Agenten anlegen. Was jetzt?
Der Steckbrief bleibt trotzdem wertvoll: Er ist der fertige Auftrag an Ihre IT. Bis dahin arbeiten Sie mit gespeicherten Prompts aus der Bibliothek - das deckt einen großen Teil des Nutzens ab.
Meine Oberfläche sieht anders aus als im Training.
Microsoft rollt gestaffelt aus, maßgeblich ist der Stand in Ihrem eigenen Mandanten. Genau deshalb bauen Sie Abläufe und nicht Gewohnheiten um einzelne Knöpfe herum.
Wie lang darf eine Anweisung sein?
Das Feld nimmt 8.000 Zeichen. Die Agenten auf dieser Seite liegen bei rund 1.500 bis 2.500 - es ist reichlich Luft, um nachzuschieben, was Ihnen beim Testen auffällt.
Woran merke ich, dass die Anweisung zu unscharf ist?
Wenn die Antwort höflich und allgemein ist. Eine unscharfe Anweisung fällt nie als Fehler auf, sie erzeugt Mittelmaß. Ergänzen Sie einen Maßstab und ein Ausgabeformat.
Kann ein Agent meine Präsentation bauen?
Er liefert die Gliederung, aus der PowerPoint den Rohbau erzeugt. Layout, Bilder und Reihenfolge machen Sie - und genau dieser Teil ist der, den man sieht.
Dürfen vertrauliche Daten hinein?
Das entscheidet Ihr Unternehmen, nicht diese Seite. Fragen Sie Ihre IT, bevor Sie Wissensquellen mit Kundendaten hinterlegen.
Ihr Trainer
Jörn Steinz
Trainer und Berater, Gründer von SkillDay. Moderiert seit 2014 Workshops, davor Accenture und XING, MBA der EADA Business School Barcelona. SkillDay ist ein Netzwerk aus rund sechs Trainerinnen und Trainern.
Fragen zum Training oder zu einem Agenten, der bei Ihnen nicht laufen will? Schreiben Sie mir - ich sehe mir Ihre Anweisung an.
Ein Training für Ihr Team? Sprechen wir darüber.
Dieses Training gibt es als Inhouse-Format in Deutsch und Englisch, vor Ort und online. Erzählen Sie mir, womit Ihr Team heute arbeitet - den Rest passen wir gemeinsam an.
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