Ihre Office Challenge
Jetzt wenden Sie das Gelernte selbstständig an. Aus einer typischen Arbeitssituation entwickeln Sie einen klaren, professionellen und effizienten Arbeitsablauf.
Das Ziel
Es geht nicht darum, möglichst viele Funktionen zu benutzen. Entscheidend ist, dass Sie die passenden Werkzeuge auswählen und einen Arbeitsauftrag schnell, nachvollziehbar und professionell bearbeiten.
Eine etwas chaotische Nachricht landet in Ihrem Posteingang.
Hallo,
wir sollten das Thema interne Zusammenarbeit jetzt wirklich angehen. In letzter Zeit gab es mehrfach Rückfragen dazu, wer eigentlich was macht und wo Informationen liegen.
Könntest du bitte einen Termin für die Projektgruppe organisieren? Am besten irgendwann in ungefähr zwei Wochen. Dauer vielleicht 60 Minuten. Es sollten Kolleginnen und Kollegen aus verschiedenen Bereichen teilnehmen.
Vorher sollten alle kurz wissen, worum es geht und was wir besprechen wollen. Vielleicht kannst du auch schon ein kleines Dokument vorbereiten.
Themen wären ungefähr: aktuelle Probleme, Informationsablage, Verantwortlichkeiten, Kommunikation und nächste Schritte.
Wir sollten nach dem Termin möglichst drei konkrete Maßnahmen haben. Vielleicht könnten wir uns danach alle vier Wochen noch einmal kurz abstimmen.
Bitte erinnere mich außerdem zwei Tage vorher daran, die bisherigen Rückmeldungen aus den Teams zusammenzustellen.
Danke!
Ihre Aufgabe
Machen Sie aus dieser Nachricht einen strukturierten Arbeitsablauf. Entscheiden Sie selbst, welche Funktionen und Werkzeuge sinnvoll sind.
📧 Kommunikation vorbereiten
Erstellen Sie eine kurze und professionelle Nachricht an die Projektgruppe.
Die Empfänger sollten sofort erkennen:
- Warum findet die Abstimmung statt?
- Was ist das Ziel?
- Was sollen die Beteiligten vorbereiten?
- Was passiert als Nächstes?
📅 Termin sinnvoll planen
Erstellen Sie einen Kalendereintrag für die Projektbesprechung.
Der Termin sollte mindestens enthalten:
- einen verständlichen Titel,
- eine Dauer von 60 Minuten,
- eine kurze Agenda,
- das gewünschte Ergebnis des Meetings,
- Hinweise zur Vorbereitung,
- eine sinnvolle Erinnerung.
Zusatz: Richten Sie einen passenden regelmäßigen Folgetermin ein.
✅ Aufgaben organisieren
Aus der ursprünglichen Nachricht ergeben sich mehrere Aufgaben.
Legen Sie mindestens drei konkrete Aufgaben oder Erinnerungen an.
Zum Beispiel:
- Rückmeldungen einsammeln
- Dokument vorbereiten
- Projektverantwortliche erinnern
- Unterlagen vor dem Termin verschicken
Was gehört wirklich in den Kalender – und was ist besser als Aufgabe organisiert?
📄 Einen professionellen One-Pager erstellen
Erstellen Sie ein kurzes Dokument mit maximal einer Seite, das die Projektbesprechung vorbereitet.
Eine mögliche Struktur:
Ausgangssituation
Warum beschäftigen wir uns mit dem Thema?
Ziel
Was soll durch die Abstimmung verbessert werden?
Themen
- Kommunikation
- Informationsablage
- Verantwortlichkeiten
- Zusammenarbeit
Erwartetes Ergebnis
- drei konkrete Maßnahmen
- klare Verantwortlichkeiten
- nächste Schritte
Achten Sie auf:
- eine klare Überschriftenstruktur,
- Formatvorlagen,
- Listen oder Tabellen,
- eine einheitliche und professionelle Gestaltung.
✨ KI sinnvoll einsetzen
Nutzen Sie einen KI-Assistenten für mindestens zwei Arbeitsschritte.
Wichtig: Kopieren Sie das Ergebnis nicht einfach. Prüfen Sie, ob Inhalt, Ton und Struktur wirklich zu Ihrer Aufgabe passen.
„Erstelle aus den folgenden Informationen eine kurze interne E-Mail. Zielgruppe sind Kolleginnen und Kollegen aus verschiedenen Bereichen. Die Nachricht soll freundlich, klar und maximal 150 Wörter lang sein. Hebe Ziel, Vorbereitung und nächsten Schritt deutlich hervor.“
„Erstelle eine Agenda für ein 60-minütiges Meeting zur Verbesserung der internen Zusammenarbeit. Ziel ist es, am Ende drei konkrete Maßnahmen mit Verantwortlichkeiten festzulegen.“
„Strukturiere die folgenden unsortierten Informationen in einen professionellen One-Pager mit den Abschnitten Ausgangssituation, Ziel, Themen, erwartetes Ergebnis und nächste Schritte.“
🔎 Ihr Qualitätscheck
Prüfen Sie Ihre Ergebnisse, bevor Sie die Aufgabe abschließen.
Ist sofort klar, was getan werden soll?
Sind Verantwortlichkeiten eindeutig?
Sind Termine und Fristen nachvollziehbar?
Ist Ziel und Nutzen verständlich?
Zum Abschluss
Nehmen Sie sich drei Minuten und beantworten Sie für sich:
- Welche Funktion hat mir heute am meisten Zeit gespart?
- Wo musste ich selbst entscheiden statt nur einer Anleitung zu folgen?
- Wo hat KI geholfen – und wo musste ich nacharbeiten?
- Welche Funktion werde ich ab morgen tatsächlich einsetzen?
🚀 Wie könnte der Prozess noch effizienter werden?
Wenn Sie früher fertig sind, optimieren Sie Ihren Ablauf für zukünftige Aufgaben.
- Könnten Regeln oder Filter helfen?
- Sind Kategorien oder Prioritäten sinnvoll?
- Könnte eine Dokumentvorlage Zeit sparen?
- Könnte eine Nachricht als Vorlage gespeichert werden?
- Welche wiederkehrenden Aufgaben könnten standardisiert werden?
- Welche Schritte könnte ein KI-Assistent künftig übernehmen?
Fertig?
Dann haben Sie aus einer unstrukturierten Anfrage einen klaren digitalen Arbeitsprozess entwickelt – genau das ist der Transfer in den Arbeitsalltag.